الدليل الشامل لزيادة الإنتاجية

الجودة والسرعة: كيف جمعتهما في نظام إنتاجي استثنائي؟

عندما بدأتُ وظيفتي ونشاطي كمدربة، أدركتُ أنه يجب أن يكون هناك وسيلة لإدارة الاثنين. و بدأتُ في التعمُّق  والبحث عن نضام لزيادة إنتاجيتي و كفاءتي. حيث أشتغلُ 8 ساعات طوال اليوم و لا أملك وقتًا لنفسي ولأعمالي الشخصية.

كنتُ أقل إنتاجيةً بكثيرٍ عندما كنتُ في بداية التكوين. كنتُ غير مدركةً بأن هناك أدوات يمكنني استخدامها لمساعدتي على التركيز، وأن هناك تقنياتٍ مثل تقنية البومودورو أو الطماطم وهي طريقة لإدارة الوقت طوّرها الإيطالي فرانشيسكو سيريلو أواخر الثمانينات، وذلك عن طريق استخدام مؤقت لتقسيم وقت العمل إلى فترات زمنية مدة الواحدة منها 25 دقيقة، ويفصل فيما بينها فترات راحة قصيرة. وتسمى الفترة الواحدة «بوموداري» وهي مأخوذة من الكلمة الإيطالية (pomodoro) التي تعني (طماطم). يستند هذا الأسلوب على فكرة التوقف المتكرر من أجل الراحة التي يمكن أن تحسن سرعة البديهة والتركيز (المصدر: ويكيبيديا).

قبل أن أشارككم النظام الذي بنيته لنفسي والذي يتضمن استخدام تقنيات وبرمجيات متنوعة، سأستعرض أهمية مفهوم "النظام الإنتاجي" وكيفية تحقيق الكفاءة في إنتاجيتك اليومية من خلال تقنيات التحسين باعتماد نظام إنتاجي جيد. 

إدارة الوقت بكفاءة:

أي نظام إنتاجي جيد تعتمد عليه يتيح لك الحصول على المزيد من الوقت. في السابق، كنتُ أتساءل كيف تمر 24 ساعة من يومي. كنتُ أستيقظُ، ثم أذهب للعمل، وأعود إلى المنزل، وأعمل أكثر، ثم أجد أن الساعة تشير إلى منتصف الليل. لم أكنُ راضيةً عن كيفية مرور الوقت. 

إن وجود نظامٍ مناسبٍ يساعدكم في تحديد أولويات المهام، وتخصيص الوقت للأنشطة المهمة، وتجنب هدر الوقت في المهام غير الفعّالة. من خلال نظام مُنظّم بشكلٍ جيد، يمكنكم الاستفادة القصوى من وقتكم، وتحقيق المزيد، وتقليل التوتر.

تحقيق الأهداف:

 يُبقي نظام الإنتاجية الأهداف دائمًا في الاعتبار حيث يتيح لك تقسيم الأهداف الكبيرة إلى مهام صغيرة قابلة للتنفيذ، مما يجعل تحقيقها أكثر سهولة. عن طريق العمل المستمر على هذه المهام، ستحققون تقدمًا في النتائج المطلوبة. تحقيق الأهداف يُسهم في زيادة الدافع. أتذكر يومًا بدأتُ فيه إنشاء قائمة بالأمور التي يجب أن أقوم بها وأضع علامة عليها بمجرد إتمامها - كان ذلك رائعًا. ألهمني لإتمام كل مهامي وترك وراءه شعورًا بالإنجاز و التحفيز.

تحسين التنظيم:

يعزز نظام الإنتاجية التنظيم الأفضل للمهام والمشاريع والمعلومات. يساعدك في تصنيف وتتبع وإدارة عملك بكفاءة. من خلال الحفاظ على كل شيء منظمًا، يمكنكم العثور على المعلومات بسرعة، وتجنب تكرار الجهد، والحفاظ على نظرة واضحة على مسؤولياتكم. تبدأون في رؤية الأمور بشكلٍ أوضح وبتنظيم أكبر.

تعزيز التركيز والتركيز:

يُدعم نظام الإنتاجية المصمم بشكلٍ جيد قدرتكم على التركيز على المهام الهامة. يتضمن تقنياتٍ مثل تقنية تقسيم الوقت، وتقنية البودومورو، أو القضاء على التشتيتات. من خلال خلق بيئة ملائمة للعمل المركز، يمكنكم زيادة الإنتاجية، وإتمام المهام بسرعة، والحفاظ على جودة الإخراج.

توازن بين العمل والحياة:

يساعد نظام الإنتاجية الجيد على تحقيق توازن بين العمل والحياة الشخصية. من خلال إدارة وقتكم بفعالية وإنجاز المهام بكفاءة، يمكنكم تخصيص المزيد من الوقت للترفيه، والهوايات، والعناية بالذات، وقضاء وقتٍ جيد مع الأحباء. يعزز أسلوب حياة صحي وأكثر إشباعًا.

أول شيء أفعله هو تخطيط أسبوعي قبل بدايته. قد يبدو لك أنكِ لا تعيشين حياتكِ بأفضل طريقة إذا كان كل شيء مخططًا، و أنكِ لا تحققين الكثير من الأمور. ولكن فكرتي في تقسيم الوقت مختلفة. لن أضيف أمورًا مثل العشاء من الساعة 9 مساءً - 10 مساءً، أو الراحة من الساعة 4 مساءً - 5 مساءً. هذه أمور سأفعلها حسب رغبتي. ولكن كنت أقسم الوقت لشيئين مهمين فقط و التي أرغب أن أكون فيها جاهزة عقليًا وأملك وقتًا كافيًا لها إنها: اجتماعات العمل والتكوين الإضافي في ميدان التنمية البشرية.

ميدان التنمية البشرية هو الأمر الذي أبتعد فيه عن التشتيت وأركز فقط على المهمة أمامي.

لذلك، أول شيء أفعله هو تقسيم الوقت -> عن طريق وجود وقت ثابت للعمل المركز، أقلل من التشتيت. من خلال إنشاء فترات زمنية للعمل العميق، والاستراحة، والتعلم، وممارسة الرياضة، والمزيد، يمكن للأفراد تطوير شعور بالتحكم في جداولهم وتعزيز الإنتاجية.

الخطوة التالية هي.

تحديد الأهداف والأولويات بشكل واضح:

 ابدأي بتحديد أهداف واضحة ومحددة، سواء كانت قصيرة الأمد أم طويلة الأمد. قسمي هذه الأهداف إلى مهام قابلة للتنفيذ، وحددي أولوياتها استنادًا إلى الأهمية والمواعيد النهائية.

على سبيل المثال، ستقررين ما هي المهام التي ترغبين في إنجازها هذا الأسبوع. لا يجب أن تكون هذه المهام أمورًا كبيرة، بل أمورًا صغيرة مثل تنظيم الثلاجة، أو إتمام 25٪ من الدورة التعليمية، أو الذهاب للمشي على الأقل مرتين:

تنظيم الثلاجة يصبح:

·       شراء الخضروات

·       إعادة توزيع المشروبات

·       تنظيف الرفوف

الدورة التعليمية ستصبح:

·       قراءة 10 صفحات يوميًا

·       كتابة 5 مقالات لحل مشكلات في ميدان التنمية البشرية

·       إجراء 2 اختبار تجريبي

بهذه الطريقة، يمكنكِ تقسيم المهام الكبيرة والمخيفة إلى أهداف صغيرة قابلة للتحقيق.

الآن، لنتحدث عن الخطوة التالية في عملية تحقيق أهدافك. من المهم جدًا أن تتخذي هذه الأهداف وتقومي بتنظيمها في مكان يسهل تتبعه وإدارته. هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها لهذا الغرض، وإحدى الخيارات المفيدة هي استخدام تطبيقات الهاتف الموثوق بها لإدارة المهام.

تطبيقات الهاتف هي وسيلة رائعة لتنظيم أهدافك ومهامك اليومية. توفر هذه التطبيقات واجهات بسيطة ومريحة تجعل من السهل إضافة المهام ومتابعتها. يمكنك إنشاء مشاريع مختلفة وتعيين تواريخ استحقاق لكل مهمة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تحديد الأولويات والعلامات لمساعدتك في تنظيم مهامك بفعالية أكبر.

فيما يتعلق بالملاحظات، قد تحتاجين إلى مكان لتسجيل الأفكار والأفكار الصغيرة أثناء العمل. لهذا الغرض، يمكنك الاعتماد على تطبيق آخر، يُعد سهل الاستخدام للغاية ويسمح لك بتتبع جميع الملاحظات في مكان واحد. يمكنك إنشاء لوحات مختلفة وتنظيم الملاحظات بسهولة، مما يساعدك على البقاء منظمة ومركزة على مهامك دون فقدان أي فكرة هامة.

باستخدام هذه الأدوات والتطبيقات، يمكنك تنظيم أهدافك ومهامك بشكل أفضل وزيادة إنتاجيتك وكفاءتك في إدارة وقتك. لذا، لا تترددي في البدء في استخدامها والاستفادة منها في رحلتك نحو تحقيق أهدافك.

لإنجاز عملي، أستخدم تقنية البودومورو. هنا أقوم بدراسة لمدة 30 دقيقة وأحدد 5 دقائق كفترة راحة. خلال هذه الـ 30 دقيقة، لا أستخدم هاتفي وأبتعد عن جميع التشتتات. بعد ذلك، أقوم بالنهوض لمدة 5 دقائق، وأتجول، وأستنشق هواءً نقيًا، وأشرب الماء وأسترخي. يساعد ذلك على تعزيز التركيز. لا يتعب دماغك من التركيز لفترة طويلة، والراحة تساعدك كثيرا.

هناك بعض الأشخاص يحبون العمل بانسيابية والنهوض بعد كل 30 دقيقة يعوق عملهم. أنا أتفق معهم. لا أستخدم تقنية البودومورو بنسبة 100٪ من الأوقات. أستخدمها عندما لا أشعر برغبة في العمل حتى أتمكن من إنجاز المزيد من الأعمال.

 في الختام، بناء نظام إنتاجي مثالي يحقق التركيز، والتنظيم، وتحقيق الأهداف، وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية. لقد أحدث هذا النظام تغييرًا كبيرًا في حياتي وأداء أعمالي، وأتطلع إلى مساعدة الشركات والأفراد الآخرين في تحقيق نفس النتائج.